Maratón de Cali: Eventrid transforma la entrega de kits con asignación dinámica, monitoreo en tiempo real y trazabilidad total

La entrega de kits es uno de los procesos más críticos en cualquier carrera masiva. Miles de atletas deben retirar su número, chip, tag, polera u otros elementos en pocas horas, mientras el organizador necesita mantener el control del inventario, evitar errores y asegurar que la información llegue correctamente al equipo de cronometraje.

Durante años, este proceso se resolvió con kits previamente armados y asignados a cada corredor. Sin embargo, en eventos de alto volumen este modelo puede generar problemas: cambios de distancia de último minuto, participantes que no asisten, kits mal armados, números extraviados, filas desbalanceadas y errores que terminan afectando la operación completa.

Para resolver este desafío, Eventrid implementa un modelo de asignación dinámica, donde el dorsal, chip o tag se asigna directamente al momento de la entrega del kit.

Esta herramienta ya es utilizada en múltiples carreras de Latinoamérica, incluyendo eventos de alta convocatoria como la Maratón de Lima, la Media Maratón de Lima y otras importantes competencias de la región, demostrando su eficacia en operaciones reales y exigentes.

Una entrega más rápida, flexible y controlada

Con la asignación dinámica, el proceso se vuelve simple y eficiente: el participante llega al módulo, el operador valida sus datos en Eventrid Check-In, asigna el número o tag disponible y el sistema registra la entrega en tiempo real.

De esta forma, el organizador sabe exactamente qué número fue entregado, a quién, por quién y en qué momento.

En una operación real realizada en Cali, Colombia, el 3 de mayo, este modelo permitió reducir la entrega a aproximadamente 30 segundos por atleta, demostrando que una correcta combinación entre tecnología, metodología y control operativo puede transformar completamente la experiencia de retiro de kits.

Reglas avanzadas para prevenir errores

Una de las grandes ventajas de Eventrid Check-In es que permite configurar controles preventivos directamente en el punto de atención.

El sistema puede trabajar con reglas simples o validaciones más avanzadas, incluyendo expresiones regulares, restricciones de formato y controles específicos según la lógica del evento. Esto permite validar que un número, dorsal, chip o tag cumpla con las condiciones definidas antes de ser entregado.

Estas reglas ayudan a prevenir errores desde la “punta”, tanto en operación de escritorio como en smartphones, reduciendo la dependencia del criterio manual de cada operador.

Monitoreo en tiempo real de Bib y Tag

A la asignación dinámica se suma una capa de monitoreo en vivo que permite supervisar la operación mientras está ocurriendo.

Eventrid permite controlar los modos de asignación, ya sea por Bib, Tag o Bib/Tag, entregando al organizador una visión clara del estado de la entrega.

El panel de revisión Bib/Tag permite detectar rápidamente dobles asignaciones, números duplicados o registros pendientes. Además, los números que aún no han sido informados desde la app pueden identificarse visualmente como pendientes, facilitando el control inmediato del inventario.

Esto permite actuar a tiempo si un validador está operando fuera del protocolo o si aparece una inconsistencia durante el proceso.

Menos filas y módulos más eficientes

La asignación dinámica también mejora la forma en que se organiza físicamente la entrega.

En lugar de dividir la atención por apellido, distancia o rango de número, el organizador puede trabajar con módulos universales, donde cualquier operador puede atender a cualquier atleta.

Este modelo es más eficiente porque evita que un módulo quede vacío mientras otro está colapsado. La fila avanza de manera más equilibrada, se reducen los tiempos muertos y mejora la percepción de espera del participante.

El flujo se resume en una operación simple: validar, asignar y entregar.

Control real del inventario

Al no depender de kits prearmados, el organizador reduce significativamente el tiempo de preparación previa. Ya no es necesario personalizar miles de bolsas antes del evento ni dejar materiales amarrados a participantes que podrían no asistir.

Los dorsales, chips y tags se mantienen disponibles hasta el momento real de la entrega, lo que permite optimizar el stock, reducir desperdicios y responder mejor a cambios de último minuto.

Si un atleta cambia de distancia o categoría, el sistema puede reflejar el ajuste y asignar el material correcto en segundos, sin tener que buscar, anular o modificar un kit físico previamente armado.

Mejor información para cronometraje

La asignación dinámica también mejora la calidad de los datos que recibe el equipo de cronometraje.

Cada atleta queda asociado al número o tag que efectivamente recibió, eliminando registros fantasma y reduciendo inconsistencias entre el sistema, el participante y los resultados.

Esto es especialmente importante en eventos masivos, donde un error de asignación puede afectar tiempos, rankings, categorías y reclamos posteriores.

Trazabilidad para resolver incidencias

Eventrid promueve una metodología basada en trazabilidad total.

Cada entrega queda registrada con información del participante, número asignado, operador y momento de entrega. Además, se recomienda que los validadores trabajen con bloques definidos y entregas secuenciales, permitiendo reconstruir rápidamente cualquier situación.

Si ocurre una incidencia, el organizador puede revisar la secuencia de asignación de un operador específico y determinar qué número correspondía a cada atleta. Esto permite resolver conflictos en segundos, con información concreta y verificable.

Un estándar probado en grandes carreras de Latinoamérica

La asignación dinámica ya no es una idea experimental. Es una herramienta probada en terreno, utilizada en carreras relevantes de Latinoamérica y diseñada para responder a operaciones de alta exigencia.

Con reglas avanzadas, monitoreo en tiempo real, control de Bib/Tag, módulos universales, optimización de inventario y trazabilidad completa, Eventrid transforma la entrega de kits en un proceso más rápido, flexible y confiable.

La experiencia de Cali, junto con su uso en eventos como la Maratón de Lima y la Media Maratón de Lima, demuestra que este modelo permite al organizador recuperar el control de una de las etapas más sensibles del evento.

Eventrid convierte la entrega de kits en una operación inteligente, medible y preparada para grandes volúmenes, mejorando la experiencia de organizadores, equipos de cronometraje y atletas.